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相信做过档案资料的管理员都有这样的体验，每天需要整理大量的企业档案资料，编号、登记、归档、整理。这些看似简单的工作实际需要用大量的时间来完成，可能经常一抬头就发现隔壁桌的同事已经下班走了。而且企业的档案资料需要确保其完整性和安全性，在管理的过程稍有不小心可能会资料丢失，比如随时都有可能出现“用的时候找不到、用完不还、机密文件丢失”等现象，这样造成无法弥补的损失。同时档案资料工作的繁琐，需要大量人力来完成。
一、那么如何才能实现更为简单的档案资料管理，降低企业的运营成本呢
随着信息化的发展，很多企业通过利用OA办公系统电子化的分类存储、无纸化的借阅操作，降低档案管理的“繁琐”度，提高效率。具体如泛普OA系统提供方案所示：
1、档案资料信息化存储：在OA系统的档案资料管理当中，可以实现文件管理的全程信息化。通过在系统的信息录入，可以随时进行文件的线上上传、编辑、查看、删除，同时不受时间和地域限制，并且该操作支持批量完成。在进行新建时，可详细列明名称、编号、保管期限、所属案卷/卷库、组卷年度，并且可以通过附件上传封面及相关资料。
2、对文档资料的权限进行管控：企业的档案基本上都存储着需要保密的文件，为了保证其安全性，需要对其进行权限的设置。在系统内，针对特定的文件都可进行借阅范围的设置，权限可详细到个人，防止隐私泄露，进一步提升档案的安全性。
3、轻松管理资料文档，对历史管理痕迹保存：随着企业的进一步发展，存储在系统内的档案可能会失去价值，需要进行销毁，然而，在销毁中总是会遇到销毁痕迹无迹可寻的问题，还可能会遇到误销文档无法恢复的问题，给档案工作带来极大的麻烦。
在泛普OA系统的档案管理内，就可以轻松解决这一问题，档案的所有操作日志都可以在系统中查询到，责任可以落实到人;如果档案被误销毁还可以恢复。在鉴定案卷时，可查看该案卷基本情况，并进行鉴定意见的书写，系统自动汇成鉴定日志。确保重要案卷不丢失、不损害，管理方便。
4、 电子信息化借阅流程：电子化的借阅管理过程更加规范，不仅使用必须经审批，整个借阅过程都有严格监控，借多久、还没还一目了然。通过OA系统的流程化运转，有借阅需求可直接进行线上申请，写明借阅的时间及归还时间，相关负责人可通过“借阅审批”列表进行审批。通过“我的借阅”可查看审批情况及过往借阅记录;通过借阅记录则可以查看全部人员的借阅情况及归还情况。
5、纸质档案借、还流程化：档案室的每份纸质档案无论借还是还，必须从经过OA的电子流程审批，谁借的、借的什么档案、什么时候还的等信息，都会一一记入系统，随时核查。同时还可以通过电子表单根据关键字筛选文件，实现一键“批量借阅”几十份文件资料。
繁琐，不应该是档案工作的代名词。OA系统档案管理的全方位“日志”跟踪、便捷权限管理、无纸化借阅申请，将繁琐化为精细，让档案管理更简单。
6、归还全程记录：OA全程电子化的流程管控，可以智能掌控档案的整个借阅过程。每份被借出去的档案，管理员直接通过系统的台账页面就能监控返还情况，即将到期或已经超期的文件，会直接通过色块标记出来
随时可查阅文档借阅管理记录：借助智能报表系统和电子表单，档案管理人员、上层领导可以随时在OA报表门户了解不同时期，组织内部各类档案的管理情况。可以查档案详情、可以了解具体数据分析情况。包括各类文档的借阅频率、有多少超期未还、违规使用多不多，以及各类档案的数量占比等情况。
管理人员再也不用为查档案、出一份分析报告而耗费大量时间，全面提升管理质量。
通过泛普软件的OA档案信息管理系统规划方案的实施，以电子化的形式在对系统文件可进行收集、整理、同步归档的同时，极大节省了人员审核时间，改变了传统档案仅靠手工收集、整理的繁琐。不仅有助于为企业建立完善的企业重要资料档案库，实现所有档案的电子化、信息化管理、双线管理，还有助于提升企业重要产品、科技、文件、制度等文档资料的检索、查阅、再利用的速度。
并且，在安全管理方面，档案数据库对文件、电子化内容的保管，安全级别更高，实行全库归档模式运行，即使在遇到自然灾害的情况下，仍能抵御外力。从而为企业建立全面的档案管理体系，推进企业信息化建设。
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